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Liberação de Uso de Espaços

A liberação para uso de espaços previamente reservados deverá obedecer a trâmites que envolvem principalmente a equipe de zeladoria, para dias úteis, e de vigilância do campus, para finais de semana e feriados.

Deverá ser feita a instrução, no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), de processo do tipo ‘Patrimônio: Uso de Dependências’ e posterior inclusão do documento ‘Termo de Responsabilidade sobre Uso de Espaço’, em consonância com o disposto no § 4º, art. 6º, da Portaria PROAD nº 05, de 14 de maio de 2020

Após instruído, o processo deverá ser enviado à Prefeitura do Campus onde esteja localizado o espaço a ser utilizado.

A tramitação ocorrerá conforme consta do Fluxo de Liberação de Uso de Espaços e da tabela de tarefas abaixo.

Seq.AtividadeTarefaSistema / DocumentoResponsável
1Instrui o processo no SEI.O usuário solicitante instrui processo no SEI do tipo ‘Patrimônio: Uso de Dependências’.SEIUsuário
2Insere, preenche e assina Termo de Responsabilidade.O usuário insere, preenche e assina o documento ‘Termo de Responsabilidade sobre Uso de Espaço’, enviando-o à Prefeitura do Campus.SEI / TermoUsuário
3Recebe o processo e analisa o processo.A Prefeitura do Campus recebe e analisa a conformidade do processo.SEIPrefeitura do Campus
4Encaminha o Termo à zeladoria (ou vigilância).A Prefeitura do Campus encaminha o Termo de Responsabilidade sobre Uso de Espaço à equipe de zeladoria (ou vigilância).TermoPrefeitura do Campus
5Recebe o Termo e junta o Relatório de Uso.A equipe de zeladoria (ou vigilância) recebe o Termo de Responsabilidade e junta, ao mesmo, o Relatório de Uso de Espaço.Termo / RelatórioEquipe de Zeladoria ou Vigilância
6Preenche dados da reserva no Relatório de Uso.A equipe de zeladoria (ou vigilância) preenche o Relatório de Uso de Espaço com os dados da reserva.RelatórioEquipe de Zeladoria ou Vigilância
7Verifica as condições do espaço.A equipe de zeladoria (ou vigilância), antes do início do uso, verifica as condições do espaço a ser utilizado.RelatórioEquipe de Zeladoria ou Vigilância
8Anota as condições do espaço.A equipe de zeladoria (ou vigilância)  anota, no Relatório de Uso de Espaço, as condições do espaço a ser utilizado.RelatórioEquipe de Zeladoria ou Vigilância
9Colher assinatura do colaborador.A equipe de zeladoria (ou vigilância) colhe a assinatura, no Relatório de Uso de Espaço, do colaborador responsável por receber e entregar o espaço.RelatórioEquipe de Zeladoria ou Vigilância
10Anotar horário de início.A equipe de zeladoria (ou vigilância) anota o horário de início do uso no Relatório de Uso de Espaço.RelatórioEquipe de Zeladoria ou Vigilância
11Anotar horário de fim e verificar condições do espaço.A equipe de zeladoria (ou vigilância) anota o horário de fim do uso no Relatório de Uso de Espaço, bem como verifica as condições do local novamente.RelatórioEquipe de Zeladoria ou Vigilância
12Anota as condições do espaço.A equipe de zeladoria (ou vigilância) anota, no Relatório de Uso de Espaço, as condições do espaço após o término do uso.RelatórioEquipe de Zeladoria ou Vigilância
13Colher assinatura do colaborador.A equipe de zeladoria (ou vigilância) colhe a assinatura, novamente, no Relatório de Uso de Espaço, do colaborador responsável por receber e entregar o espaço.RelatórioEquipe de Zeladoria ou Vigilância
14Assina e encaminha o Relatório à Prefeitura.A equipe de zeladoria (ou vigilância) assina o Relatório de Uso de Espaço e o entrega à Prefeitura do Campus.RelatórioEquipe de Zeladoria ou Vigilância
15Insere Relatório de Uso no processo.A Prefeitura do Campus recebe o Relatório de Uso de Espaço, inserindo-o no processo.SEIPrefeitura do Campus
16Inclui despacho de conformidade.Caso não tenham sido identificadas inconformidades no espaço após o uso, a Prefeitura do Campus inclui e assina despacho no processo, atestando sua conformidade.SEIPrefeitura do Campus
17Conclui o processo.A Prefeitura do Campus conclui o processo na unidade.SEIPrefeitura do Campus

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